Eén verhaal organiseert makkelijker
Artikel geschreven door Tom Koppelman
In iedere organisatie worden constant verhalen verteld. Aan de koffiemachine. In de directiekamer. Tijdens een klantgesprek. In een teamoverleg. Bij de lunch. In de auto onderweg naar een klant. Verhalen over wat er goed gaat. Over wat er beter moet. Over waarom een bepaalde beslissing is genomen. Over waar de organisatie naartoe gaat.
Opvallend vaak vertelt de directeur een ander verhaal dan de medewerkers, heeft verkoop een ander beeld dan operations, kijkt de ene vestiging anders naar de organisatie dan de andere en horen nieuwe medewerkers weer een ander verhaal dan collega's die er al twintig jaar werken. Iedereen heeft zijn eigen versie van de werkelijkheid. Zolang alles doorgaat is er niet zoveel aan de hand. Maar het wordt een probleem als er keuzes moeten worden gemaakt en veranderingen doorgevoerd moeten worden.
Wat gebeurt er?
Verschillende verhalen ontstaan bijna vanzelf, omdat iedereen vanuit zijn eigen positie naar de organisatie kijkt. Als je vijf mensen in een organisatie vraagt waar de organisatie voor staat, krijg je vermoedelijk vijf verschillende antwoorden uiteenlopend van: “Wij zijn vooral een klantgerichte organisatie.” tot “We onderscheiden ons door onze kwaliteit.”. En van “We moeten vooral groeien.” tot aan “Voor ons zijn onze mensen het belangrijkste.” Alle antwoorden kunnen waar zijn. Maar als niemand weet welk verhaal leidend is, ontstaat onduidelijkheid. Dan wordt het lastig om samen prioriteiten te stellen. Want de keuze die logisch is vanuit efficiency, kan haaks staan op een keuze die logisch is vanuit meer persoonlijke aandacht. En een beslissing om zoveel mogelijk standaard processen in te richten kan botsen met de wens om maatwerk te leveren aan klanten.
Het probleem is dat er geen gezamenlijk verhaal is waarin die verhalen en meningen samenkomen. De ondernemer weet wel intuïtief waar hij of zij voor staat maar heeft het gezamenlijke verhaal niet scherp gesteld.
''Een organisatie is een groep mensen die samen iets wil bereiken.''
Wat zijn de gevolgen?
Verschillende verhalen lijken in eerste instantie misschien onschuldig, maar ze hebben grote invloed op de dagelijkse praktijk.
Iedereen maakt zijn eigen keuzes op basis van hun eigen beelden en werkelijkheid. Waardoor er een inconsistent geheel ontstaat met veel onduidelijkheden.
Dat leidt telkens tot discussies over principes; zo kan een overleg over een concreet onderwerp veranderen in een fundamentele discussie over wat prioriteit heeft: “Gaan we nu voor groei of voor kwaliteit?” “Willen we maatwerk bieden of juist standaardiseren?” Zonder goed verhaal kosten deze discussies veel tijd en energie.
Medewerkers zullen vaak het gevoel van tegenstrijdigheid ervaren; omdat ze het ene verhaal horen en zien en vervolgens doet de organisatie iets anders. Dat leidt tot wantrouwen. Niet omdat medewerkers niet willen geloven, maar omdat ze niet meer weten welk verhaal ze moeten volgen.
Daardoor neemt ook het verandervermogen af.
Wat kan je eraan doen?
Het is wel belangrijk te erkennen dat verschillende verhalen er zijn en mogen zijn. Een gezonde organisatie heeft juist ruimte voor verschillende perspectieven.
De kunst is om de verschillende perspectieven te verbinden aan één gezamenlijk verhaal.
Daarvoor is het belangrijk om een aantal fundamentele uitspraken te doen. Zoals Wie zijn we?, Waar zijn we goed in?, Wat vinden we echt belangrijk?, Voor welke klanten willen we er écht zijn?
Wat maakt ons onderscheidend?, Waar willen we over een paar jaar staan? en welke keuzes horen daarbij? Deze vragen lijken eenvoudig. Dat is het niet. Je moet daarvoor terug naar de kern van de organisatie. De gesprekken erachter zijn vaak waardevol. Want juist door verschillende perspectieven naast elkaar te leggen, ontdek je waar overeenstemming zit — en waar nog echte keuzes nodig zijn.
Eén verhaal betekent niet één mening
Er mogen discussies zijn. Er mogen verschillende perspectieven zijn. Er mogen zelfs stevige meningsverschillen zijn. Maar uiteindelijk moet duidelijk zijn vanuit welk gezamenlijk kader de organisatie keuzes maakt. Van verschillende verhalen naar één kompas
Dit is precies het terrein waarop de MKB-Koerswijzer van Planders waardevol is.
De MKB-Koerswijzer© helpt MKB-directies om het gezamenlijke beeld van de organisatie scherper te krijgen: het DNA, de kernwaarden en de richting. Daarmee gaat het niet alleen om de vraag: “Wat is onze strategie?” Het gaat ook om de vraag: “Vertellen wij als organisatie eigenlijk hetzelfde verhaal?”
Dat helpt medewerkers, management en directie vanuit hun eigen perspectief er een gezamenlijke betekenis te geven. Denk daarbij aan zaken zoals: Dit is typisch voor ons!, Hier geloven we in! Deze waarden zijn écht bepalend voor onze keuzes! De MKB-Koerswijzer© helpt juist om het gesprek daarover te voeren. Er ontstaat een gezamenlijk verhaal dat verder gaat dan een slogan of missie op de website.
Daarmee is de MKB-Koerswijzer© geen zoveelste oplossing voor een probleem; het helpt je om te werken vanuit een gezamenlijk belang en kader.
Vul je de MKB-Koerswijzer© PRESCAN alvast in?
Ontdek a.d.h.v. 12 stellingen (5 minuten) waar jullie koers onder druk staat en waar de grootste kansen liggen. Je ontvangt direct een rapportage per pilaar: Koersvastheid, Leiding, Energie en Samenwerking.