Onze casussen
Casus | Organisatie scan
Van analyse naar concrete verbeteringen: Analyse van prestaties, processen en verbeterpotentieel door advies en de uitvoering van de Verbeterscan. Er onstond positieve beweging in de organisatie met diverse nieuwe verbeterinitiatieven door eigen medewerkers.
Situatie
Aanleiding
Deze internationale organisatie wilde haar prestaties verbeteren, maar had onvoldoende zicht op waar de grootste verbetermogelijkheden lagen. De prestaties verschilden sterk tussen teams en onderdelen van de organisatie. Verschillende factoren beïnvloedden daarbij elkaar: van productiviteit en verzuim tot facturatie, workforce management en de inrichting van processen.
De uitdaging
De organisatie wilde daarom antwoord op een praktische vraag: waar laten we nu waarde liggen en welke verbeteringen kunnen we als eerste aanpakken?
Doel
Betere performance van de organisatie.
De organisatie in de praktijk begrijpen
We zijn niet gestart met een lijst van oplossingen, maar met het begrijpen van hoe de organisatie daadwerkelijk werkte. In acht weken combineerden we dataanalyses met interviews, observaties en bezoeken aan de werkvloer.
We analyseerden onder andere productiviteit, beschikbare en gefactureerde uren, verzuim, gemiddelde afhandeltijd (AHT), recruitment, workforce management en financiële prestaties. Zo zagen we bijvoorbeeld dat een deel van de beschikbare productieve uren niet werd gefactureerd en dat er grote verschillen in productiviteit waren tussen teams.
Vervolgens onderzochten we waar deze verschillen vandaan kwamen. Lagen ze aan de manier van sturen? Aan processen of systemen? Aan bezetting, vaardigheden of de manier waarop werkzaamheden waren georganiseerd?
Effect
Van bevinding naar concrete verbetering
De analyses leverden geen lange lijst met algemene aanbevelingen op, maar concrete verbetergebieden die we samen met de organisatie verder uitwerkten.
Zo werd bijvoorbeeld een potentieel van €1,6 miljoen geïdentificeerd door productieve uren beter te benutten en te factureren. Ook kwamen kansen naar voren op het gebied van productiviteit, verzuim, AHT, workforce management en recruitment. Over de verschillende verbetergebieden heen werd €6,9 miljoen aan potentiële impact op externe omzet en €1,77 miljoen op kosten geïdentificeerd.
Voor ieder verbetergebied bepaalden we vervolgens wat er nodig was om het potentieel te realiseren. Denk aan een andere manier van sturen op productiviteit, het verbeteren van workforce management, het aanpakken van oorzaken van verzuim of het verbeteren van processen rondom facturatie.
Van verbeterkansen naar actie
De uitkomsten van de scan werden samen met het team vertaald naar een concrete roadmap. Verbeterinitiatieven werden geprioriteerd en gekoppeld aan de bestaande verander- en verbeterprogramma’s.
Daarmee bleef het niet bij de constatering dat er €9 miljoen aan potentiële impact lag. De organisatie wist waar de kansen lagen, waardoor ze ontstonden, wat ervoor nodig was om ze te realiseren en welke verbeteringen als eerste opgepakt konden worden.
Resultaat
De scan gaf de organisatie een objectief en onderbouwd beeld van waar prestaties en financiële waarde verbeterd konden worden. De geïdentificeerde kansen vormden de basis voor een verbeterprogramma met concrete initiatieven op onder andere productiviteit, facturatie, workforce management, verzuim en recruitment.
Belangrijker nog: de scan zette continu verbeteren in gang. Teams en management hadden niet alleen beter zicht op de prestaties, maar ook op de concrete knoppen waaraan zij konden draaien.
Wat was anders (oftewel echt pl(a)nders)
De scan bracht de organisatie van “we weten dat er ruimte voor verbetering is” naar “we weten waar die ruimte zit en wat we eraan kunnen doen.”
Door analyses direct te verbinden aan de praktijk en samen met medewerkers naar oorzaken en oplossingen te kijken, ontstond niet alleen inzicht, maar ook beweging. Daarmee werd de scan het startpunt voor continu verbeteren in de dagelijkse praktijk.
“De scan heeft ons geholpen om niet alleen te zien waar het beter kon, maar vooral om zelf in beweging te komen. De verbeterinitiatieven die daaruit zijn gekomen, vormden het startpunt voor continu verbeteren in onze organisatie.”
-Quote Commercial Country Director-
Nieuwsgierig wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem contact op.
